4. Organisatie

In 2025 hebben we nieuwe stappen gezet om vraaggericht werken (speerpunt 3, Vraaggericht werken) verder te versterken. Dit helpt ons sneller en beter in te spelen op ontwikkelingen in de 3 gemeenten in ons werkgebied en op vragen van huurders. Natuurlijk blijven we bewust en zorgvuldig werken binnen onze wettelijke kaders en regelgeving. We zorgen dat onze medewerkers weten welke handelingsruimte zij hebben en dat zij die durven te gebruiken. Om dit mogelijk te maken, volgden alle collega’s de leergang Moreel Beraad. Deze methode helpt om morele dilemma’s goed te bespreken en tot gedragen besluiten te komen. Moreel Beraad wordt onderdeel van het overleg in de gebiedsteams en ondersteunt bij het bespreken van casuïstiek.

Verder verbeterden we de map met informatie voor nieuwe huurders. Dat deden we in afstemming met het huurderspanel.

Snelle veranderingen in de wereld om ons heen vragen om een wendbare informatie- en automatiseringsstrategie, die ons helpt onze volkshuisvestelijke doelen te realiseren. In 2025 stelden we beleid vast voor informatie en automatisering (I&A-beleid). Dit geeft richting aan hoe we informatie en automatisering organiseren en gebruiken, zodat het past bij onze strategische doelen en onze processen ondersteunt. Efficiënte en toegankelijke dienstverlening, een heldere I&A-organisatie, datagedreven sturen en verantwoorden en een duurzame en toekomstbestendige infrastructuur zijn belangrijke uitgangspunten in dit beleid.

Cyberveiligheid heeft steeds onze aandacht. Daarin investeren we op verschillende manieren. Elke 2 weken beantwoorden medewerkers via e-learning vragen om alert te blijven op mogelijke risico’s, zoals phishing bijvoorbeeld. Nog steeds voeren we elke maand phishing-simulaties uit. Verder maakten we met collega-corporaties een actueel incidentresponsplan (IRP). Dit helpt om risico’s zo veel mogelijk te beperken.

De ontwikkelingen op het gebied van kunstmatige intelligentie (AI) volgen we nauwlettend. Een groot deel van onze medewerkers volgde een training. Ook maakten we richtlijnen voor het toepassen van AI, met het oog op informatieveiligheid en privacygevoeligheid. Verder deden we een proefproject om veilig en goed met Microsoft Copilot te werken. Hier besteden we ook komend jaar weer aandacht aan. Met onze ICT-partners NEH en Aareon volgen we AI-ontwikkelingen nauwkeurig. We onderzoeken en blijven hoe we AI in ons werk kunnen gebruiken.

Sinds begin 2025 werken we in de cloud met Teams, OneDrive en Sharepoint. Het project om onze digitale infrastructuur naar de cloud te brengen is probleemloos verlopen. Dit komt mede doordat we veel aandacht hebben besteed aan het goed informeren van onze medewerkers, het organiseren van trainingen en het maken van afspraken over hoe we samenwerken.

De OR en de directeur-bestuurder hebben in 2025 elke 6 weken een formeel overleg gehad en elke 6 weken een informeel overleg. In mei en november heeft de OR tijdens een OR-directie-overleg gesproken met de directeur-bestuurder en de remuneratiecommissie van de Raad van Commissarissen. We hebben terug- en vooruitgeblikt.

De OR heeft ingestemd op de volgende verzoeken:

• Instemmingsverzoek Integriteitsbeleid, instemming 14 juli 2025, definitief besluit 1 september 2025.
• Instemmingsverzoek Plan van aanpak RI&E, instemming 23 juli 2025, definitief besluit 1 september 2025.
• Instemmingsverzoek Alcohol-, Drugs-, en Medicijnbeleid 2025, instemming 10 december 2025, definitief besluit 16 december 2025.
• Instemmingsverzoek Sanctieprotocol 2025, instemming 10 december 2025, definitief besluit 16 december 2025.

• Adviesaanvraag doorontwikkeling afdeling Financiële Administratie, advies 4 september 2025, definitief besluit 25 september 2025.

• Overeenstemming conceptbeleid Beoordelen & Belonen, ontvangen oktober 2025, loopt door in 2026.

Sinds 2025 neemt een vaste afvaardiging van de OR deel aan het OR-Platform van WoON Twente, een kennis- en adviesplatform voor de aangesloten ondernemingsraden. Door samen te werken versterkt de OR haar positie en rol richting corporaties en hun werknemers.

• In oktober 2025 volgde de OR een training bij SBI Formaat. Het volgende is behandeld:
• Wetgeving medezeggenschap (WOR) in de praktijk
• Met elkaar, de HR&O-adviseur sloot hierbij aan
• OR en CAO Woondiensten
• Hoofdlijnen Arbo-wetgeving
• Evaluatie proces en dilemma’s adviesaanvraag
• Taakverdeling OR

In oktober kwam de OR bijeen met het OR-Platform van WoON Twente. Tijdens de bijeenkomst herijkten we de missie en visie.

In oktober 2025 volgde de OR een training bij SBI Formaat. Het volgende is behandeld:

• Wetgeving medezeggenschap (WOR) in de praktijk
• Een blik op de toekomst, samen met de HR&O-adviseur
• OR en CAO Woondiensten
• Hoofdlijnen Arbo-wetgeving
• Evaluatie proces en dilemma’s adviesaanvraag
• Taakverdeling OR

In november nam een afvaardiging van de OR deel aan de Inspiratiedag voor OR-leden, georganiseerd door FLOW & Samenwerk@Corporatie.

In 2025 zijn 3 openstaande vacatures uit 2024 (projectmanager en medewerker klantenservice) ingevuld. In 2025 ontstonden 13 nieuwe vacatures. Het ging om 4 nieuwe functies en 1 vooruitlopend op pensionering in 2026. In totaal zijn 8 vacatures ingevuld, waarvan 2 via interne doorstroom en 6 per januari 2026. 

Viverion streeft naar een evenwichtige samenstelling van het personeelsbestand, met aandacht voor diversiteit en inclusie. Ondanks de voortdurende krapte op de arbeidsmarkt lukt het Viverion niet alleen vacatures te vervullen, maar ook jonge mensen te interesseren voor werken bij de woningcorporatie. Dit is des te meer van belang omdat ook in de komende 5 jaar sprake zal zijn van structurele uitstroom in verband met pensionering.

Per 31 december 2025 is 44% van de medewerkers langer dan 10 jaar in dienst bij Viverion (of haar rechtsvoorgangers) en is 71% van de medewerkers 45 jaar of ouder. In ons HR-beleid is daarom blijvend aandacht voor vitaliteit en inzetbaarheid. We willen daarnaast ook een jongere generatie aan ons binden. Hier besteden we aandacht aan in onze arbeidsmarktcommunicatie, onboarding en onze traineeprogramma’s. Viverion slaagt hier goed in, inmiddels is 29% van de medewerkers jonger dan 45 jaar. In onze formatie is structureel ruimte voor trainees waarvoor we een traineeprogramma hebben ontwikkeld. Ook in 2025 trad een trainee na afloop van haar traineeship in dienst. Daarnaast zijn er plekken voor afstudeerders en stagiaires beschikbaar, waar goed gebruik van wordt gemaakt.

In 2025 verlieten 9 medewerkers Viverion. 1 daarvan deed dat vanwege pensionering. Er kwamen 5 nieuwe medewerkers in dienst.

In 2025 daalde het ziekteverzuimpercentage opnieuw ten opzichte van het jaar ervoor: van 5,0% naar 4,9%. Deze daling is vooral toe te schrijven aan een afname van het langdurig en extra lang verzuim. Positief is dat er in 2025 geen gevallen van extra lang verzuim (>365 dagen) zijn geregistreerd. De gemiddelde verzuimduur nam sterk af, van 44 dagen in 2024 naar 26 dagen in 2025.

De meldingsfrequentie, de indicator voor kort en beïnvloedbaar verzuim, bleef vrijwel gelijk aan vorig jaar (0,78 ten opzichte van 0,77 in 2024) en ligt nog steeds ruim onder het landelijke gemiddelde. Dit wijst op een stabiel patroon in het aantal ziekmeldingen.

Het ingezette beleid op het gebied van arbo en gezondheid, met extra aandacht voor preventie en het vroegtijdig inzetten van de bedrijfsarts bij dreigend langdurig verzuim, lijkt hiermee zijn vruchten af te werpen. Er zijn geen signalen van werkgerelateerd verzuim dat tot langdurige uitval heeft geleid.

Met instemming van de OR zijn in 2025 de volgende beleidsdocumenten vernieuwd:

• Arbeidsvoorwaardenbeleid Viverion, jaarlijkse update en CAO-aanpassingen.
• Integriteitsbeleid, het volledige beleid inclusief meldregelingen, onderzoeks- en sanctieprotocol is vernieuwd en aangepast aan de actuele wet- en regelgeving. Daarnaast is in een werkgroep bestaande uit medewerkers van alle afdelingen, de vertaling van het beleid naar een aansprekende gedragscode gemaakt. Met het beleidsplan, de regelingen en een cyclisch plan van aanpak voldoet Viverion eveneens aan de vereisten ten aanzien van het jaarverslag uit het controle protocol.
• Het Alcohol-, Drugs en Medicijnenbeleid (ADM-Beleid) is geüpdatet en in lijn gebracht met het Arbobeleid.
• De uitvoering van het plan van aanpak bij de in 2024 uitgevoerde risico-inventarisatie en –evaluatie
  is in 2025 gestart. 

Na positief advies van de OR zijn de taken, werkzaamheden en functies van team Financiële Administratie in lijn gebracht met de externe en interne (gewijzigde) vereisten ten aanzien van verantwoording en verslaglegging. Dit heeft personele gevolgen gehad, wat een deel van de hierboven genoemde vacatures verklaard. De personele gevolgen zijn volgens het afdelingsplan begeleid.

De vertrouwenspersoon heeft in 2025 3 meldingen ontvangen. Er zijn geen officiële meldingen of klachten ingediend.