6. Verslag van de Raad van Commissarissen

Viverion hanteert een organisatiestructuur met 2 managementlagen. De directeur-bestuurder vormt de eerste laag. De tweede laag bestaat uit de manager Beleid & Staf, de manager Portfolio & Bedrijfsvoering, de manager Vastgoed en de manager Wonen. Samen met de directeur-bestuurder en de bestuurssecretaris vormen zij het managementteam. De directeur-bestuurder is voorzitter van het managementteam en is bevoegd namens Viverion verplichtingen aan te gaan. Deze bevoegdheden zijn deels beperkt door de statuten of specifieke bepalingen uit vigerende wet- en regelgeving. De RvC ziet toe op het functioneren van de directeur-bestuurder.

• Lid Algemeen bestuur Woninghuren.nl (onbezoldigd)
• Lid Raad van Commissarissen Onze Huisartsen (bezoldigd) vanaf 1-4-2025

Mevrouw Garritsen is per 1 april 2025 toegetreden tot de RvC van coöperatie Onze Huisartsen Arnhem-Zevenaar als commissaris met zowel de financiële- en vastgoedportefeuille. De RvC heeft hier haar goedkeuring aan verleend en heeft geconstateerd dat er geen belangenverstrengeling is met haar functie als directeur-bestuurder bij Viverion.

De RvC houdt actief toezicht op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken binnen Viverion. Daarnaast voorzien de commissarissen de directeur-bestuurder gevraagd en ongevraagd van advies en fungeren zij als klankbord. Vanuit de overtuiging dat de voorbeeldfunctie vraagt om een actieve houding, besteedt de RvC blijvend aandacht aan de Governancecode woningcorporaties en thema’s als integriteit, normen en waarden. De regeling ‘omgaan met melden vermoeden misstand of onregelmatigheid’ en het integriteitsbeleid worden door de RvC onderschreven en staan op de website van Viverion. In 2025 waren de RvC en de directeur-bestuurder geheel onafhankelijk in hun denkwijze en werkzaamheden. 

De onderstaande tabel geeft een overzicht van de leden van de RvC, hun deskundigheden, hoofdfunctie en nevenfuncties. De leden blijven zich voortdurend ontwikkelen en verdiepen om hun rol goed uit te oefenen. Ze wonen bijeenkomsten van externe organisaties bij en verdiepen zich in vakliteratuur.Deze permanente educatie (PE) levert hen PE-punten op, essentieel voor hun functie als commissaris. Alle RvC-leden zijn aangesloten bij de VTW, de vereniging van toezichthouders in woningcorporaties.

De samenstelling van de RvC is overeenkomstig de statutaire bepalingen van Viverion en de wettelijke voorschriften. De RvC kent een diverse samenstelling ten aanzien van deskundigheid en competenties. De heer Thielen, voorzitter RvC en lid remuneratiecommissie, is per 1 september 2025 afgetreden in verband met de beëindiging van de tweede zittingstermijn. De heer de Jager, lid RvC en lid AC is per 1 september 2025 voortijdig teruggetreden uit de RvC. Vanuit het belang van de organisatie en in het kader van succession planning is in goed overleg met de voltallige RvC hiertoe besloten.

Per 1 september 2025 zijn de heren Berends en van Veen benoemd tot lid RvC waarbij de heer Berends tevens lid AC is, nadat een positieve zienswijze van de Aw was ontvangen. Bij de werving is de profielschets voor lid RvC opnieuw getoetst, met bijzondere aandacht voor de gewenste deskundigheid en competenties, waaronder digitalisering. De werving en selectie van de nieuwe leden is in opdracht van de RvC begeleid door een extern wervings- en selectiebureau en eind 2024 gestart, waarna de procedure in 2025 is voortgezet. Daarbij zijn de profielschets en selectiecriteria herijkt en zijn gesprekken gevoerd met kandidaten, gericht op een aanvulling van de raad met passende deskundigheid en ervaring.

De RvC is in 2025 9 keer bijeengekomen:

• 5 keer regulier
• 3 keer thema
• 1 keer zelfevaluatie, met een vervolg in 2026

Voorafgaand aan elke RvC-vergadering vindt er een voorbespreking plaats, waarbij alleen de RvC-leden aanwezig zijn. Bij de RvC-vergaderingen zijn de directeur-bestuurder en de bestuurssecretaris aanwezig. Afhankelijk van het onderwerp sluiten daarnaast de business controller, de MT-leden, de externe accountant en eventuele andere gasten aan.

In de regulier RvC-vergaderingen worden onder andere de volgende punten geagendeerd:

Standaard punten: het verslag van de vorige vergadering en mededelingen van de directeur-bestuurder en RvC. Verslagen van de zelfevaluatie en van de remuneratiecommissie.Verslagen van de auditcommissie. De mededelingen van de directeur-bestuurder zijn opgenomen in een raadsinformatiebrief, waarin onder meer relevante, actuele ontwikkelingen binnen Viverion, binnen de huurdersorganisatie, binnen de gemeenten en binnen het werkgebied zijn opgenomen. Als bijlage bij deze raadsinformatiebrief worden de berichten uit de media over Viverion verzameld.Daarnaast wordt het geactualiseerde projectenoverzicht aan iedere vergaderset toegevoegd evenals het overzicht ontwikkelingen wet- en regelgeving.

Bespreekpunten: RvC-gerelateerd, zoals de zelfevaluatie, permanente educatie en succession planning, en organisatiegerelateerd, zoals het overzicht uitgevoerde audits 2024, het aanvullend verantwoordingsdocument jaarverslag 2024, voorgenomen benoemingen van 2 RvC-leden, perioderapportages, managementletter 2024 strategie, koersplan Viverion, opvolging visitatie, het accountantsverslag jaarrekening 2024, effecten van de huurbevriezing (waaronder correspondentie van het WSW en de Aw), ontwikkelingen in de relatie met de accountant (in het bijzonder zijn onafhankelijkheid), vastgoedsturing, risicomanagement, verduurzamingsopgave, integriteit, contacten Aw, contacten Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) en contacten overige belanghouders.

Onderwerpen ter goedkeuring dan wel vaststelling: besluiten van de directeur-bestuurder, zoals opgenomen in statuten en reglementen.

Zie: Overzicht besluiten RvC 2025

Onderwerpen ter informatie: in 2025 is onder andere de volgende informatie met de RvC-leden gedeeld: proces bod en prestatieafspraken, de beoordelingsbrief van de Aw over de rechtmatigheid verslagjaar 2024, brief Aw Handreiking integriteit en fraude woningcorporaties 2025, brief Aw toezichtbrief 2025, brief Aw gewijzigde werkwijze geschiktheid & betrouwbaarheid bij bestuurders en commissarissen, de beoordelingsbrief WSW over de risicobeoordeling, de beoordelingsbrief WSW over borgbaarheid, borgingsplafond en financiële analyse, brief WSW inzake marktwaarde, markt- en verhuurstrategie, brief WSW bestuurswissel, de jaarlijkse prestatieafspraken, perioderapportages, de benchmark Aedes en KWH 2024, decharge projecten tot en met 2024, Bouwstroom Oost, geactualiseerde governancecode, toetreding Woonkeus Stedendriehoek, onderzoek onderhoudskosten, herijkt integriteitsbeleid en interne controle op naleving procuratieregeling.

Governance: alle onderwerpen gerelateerd aan verantwoording van bestuur en toezicht.

In de reguliere vergadering van 31 oktober 2025 is met de RvC een verdiepende sessie gehouden over de ontwikkelingen van de processen, informatisering en automatisering binnen Viverion. Hierbij was er aandacht voor hoe dit is georganiseerd en welke rollen daarin worden erkend en ingevuld. Ook is ingezoomd op het contract- en leveranciersmanagement. Deze sessie was een vervolg op de themabijeenkomst digitalisering en security in de boardroom.

• Goedkeuring verleend aan de directeur-bestuurder om toe te treden tot de raad van commissarissen van Onze Huisartsen, Arnhem, als commissaris met de financiële en vastgoedportefeuille per 1 april 2025
  
• Goedkeuring benoeming de heer Berends tot lid RvC met portefeuille vastgoed per 1 september 2025
• Goedkeuring benoeming de heer van Veen tot lid RvC met portefeuille digitalisering per 1 september 2025
• Goedkeuring controleplan Viverion 2025, inclusief risicoraamwerk en auditplan
• Vaststelling jaarverslag RvC Viverion 2024
• Vaststelling van het (gewijzigde) toezichtskader RvC
• Goedkeuring investeringsbesluit ten aanzien van nieuwbouw van woningen in de gemeente Rijssen-Holten
• Goedkeuring herijkt reglement financieel beleid en beheer
• Vaststelling van het bestuursverslag 2024
• Vaststelling jaarrekening Viverion 2024 en overige bijlagen
  • Daarmee het verlenen van decharge aan de directeur-bestuurder voor het gevoerde beleid over het jaar 2024
• Goedkeuring aan het besluit van de directeur-bestuurder tot vaststelling van de biedingen 2026 aan de gemeente Hof van Twente, aan de gemeente Lochem en aan de gemeente Rijssen-Holten
• Goedkeuring strategisch kader wonen nabij zorg
• Goedkeuring aan het investeringsbesluit van de directeur-bestuurder ten aanzien van de uitvoering van een ingrijpende verbouwing voor woningen in de gemeente Rijssen-Holten
• Goedkeuring aan het besluit van de directeur-bestuur voor aankoop van een pand
• Goedkeuring besluit van de directeur-bestuurder tot vaststelling van de begroting Viverion 2026, 2027 (vastgoed) en de meerjarenbegroting 2027 (niet-vastgoed), 2028-2030 Viverion
• Goedkeuring besluit van de directeur-bestuurder tot vaststelling van het treasury jaarplan Viverion 2026-2030
• Goedkeuring investeringsbesluit ten aanzien van nieuwbouw van woningen in de gemeente Hof van Twente
• Goedkeuring jaarplanning RvC 2026
• Goedkeuring bezoldiging RvC 2026
• Besluit benoeming van de heer Folkeringa tot tijdelijke vice-voorzitter van de raad van commissarissen per 31 oktober 2025 

Naast de reguliere vergaderingen is er tussen de voorzitter en de directeur-bestuurder maandelijks en voorafgaand aan de reguliere RvC-vergadering een afstemmoment. Wanneer nodig, neemt de voorzitter of een RvC-lid tussentijds contact op met de directeur-bestuurder. Daarnaast overlegt de voorzitter minimaal 4 keer per jaar met de business controller en naar behoefte met de bestuurssecretaris.

De zelfevaluatie RvC onder externe begeleiding van mevrouw Wajer, GovernanceQ, vond plaats op 21 november 2025. De directeur-bestuurder heeft de zelfevaluatie deels bijgewoond. De volgende onderwerpen stonden op de agenda:

In 2025 heeft de RvC gewerkt aan de aandachtspunten, voortkomend uit de zelfevaluatie 2024. Deze aandachtspunten zijn onderdeel geweest van de zelfevaluatie. Deze kreeg een vervolg op 6 februari 2026. De directeur-bestuurder heeft de zelfevaluatie RvC deels bijgewoond. De volgende onderwerpen stonden op de agenda: welk toezicht is nodig bij Viverion en wat vraagt dit van de RvC, functioneren van de RvC in de verschillende rollen als ook het samenspel met de directeur-bestuurder aan de orde geweest. Ook is onder externe begeleiding individuele feedback gegeven binnen de RvC-leden.

De opvolging van mevrouw Verlaan, mevrouw Nijhuis en de heer Folkeringa is besproken tijdens de interne vervolgsessie evenals de succession planning van de RvC, het toezichtskader en de permanente educatie. Daarnaast is er stil gestaan bij mutaties vastgoedbezit RvC-leden en bestuurder; er hebben in 2025 geen mutaties plaatsgevonden.Tot slot is er stilgestaan bij de thema’s voor 2026. Elk jaar wordt invulling gegeven aan de zelfevaluatie.

De statuten en het reglement RvC beschrijven hoe de RvC omgaat met vacatures, belet of ontstentenis van zijn leden. Ook in niet-voltallige samenstelling behoudt de RvC zijn bevoegdheden. In 2025 was bij 1 reguliere vergadering een RvC-lid met kennisgeving afwezig en was bij 1 reguliere vergadering een RvC-lid een gedeelte van de vergadering afwezig.

De heer Folkeringa en mevrouw Nijhuis zijn destijds op voordracht van de gezamenlijke huurdersorganisaties toegetreden tot de RvC. Zij hebben zitting in de RvC zonder last of ruggenspraak, maar onderhouden contact met de huurdersvertegenwoordigers. Tijdens de RvC-vergaderingen richten zij zich specifiek op huurdersbelangen en het sociale domein. 

Mede dankzij de inzet van de huurderscommissarissen is er een korte lijn tussen de RvC-leden en de huurdersorganisatie. De 2 huurderscommissarissen wonen gezamenlijk de themabijeenkomsten van Viverion met de huurdersorganisatie bij en sluiten op uitnodiging aan bij de jaarvergadering van de huurdersorganisatie. Ook nemen ze deel aan speciale gelegenheden, zoals jubilea/afscheid van bestuursleden van de huurdersorganisatie.

De RvC hecht eraan goed op de hoogte te zijn van wat er speelt binnen de organisatie. Artikel 3.23 lid c van de Governancecode woningcorporaties verplicht de RvC bovendien om contacten met de ondernemingsraad (OR) te onderhouden. De RvC waardeert de open en constructieve samenwerking tussen de OR en de directeur-bestuurder. In 2025 hebben de voorzitter en het lid van de remuneratiecommissie namens de RvC eenmaal het OR-overleg bijgewoond in aanwezigheid van de directeur-bestuurder, te weten op 8 mei. Daarnaast was de voorzitter remuneratiecommissie ook aanwezig in het OR-overleg op 30 oktober.

In het overleg van 30 oktober, zijn de volgende onderwerpen aan de orde geweest:

Openstaande advies- en instemmingsverzoeken waaronder het integriteitsbeleid en onderdelen van het integriteitsbeleid, beleid beoordelen en belonen, OR-training, personele zaken en interne- en externe ontwikkelingen. De remuneratiecommissie sprak zijn waardering uit over het goede gesprek tussen de OR en de directeur-bestuurder over de diverse beleidsstukken en de suggesties die worden uitgewisseld ter verbetering van het beleid.

De remuneratiecommissie werkt volgens het door de RvC vastgestelde selectie- en remuneratiereglement. De remuneratiecommissie heeft in 2025 2 gesprekken gevoerd met de directeur-bestuurder. Het eerste gesprek betrof een reflectiegesprek en het tweede gesprek stond in het teken van beoordeling. De commissie legt de uitkomsten van deze gesprekken schriftelijk vast en deelt ze met de overige RvC-leden. Daarnaast onderhoudt de commissie regelmatig informele contacten met de directeur-bestuurder. Ook heeft de remuneratiecommissie de zelfevaluatie RvC 2025 almede de benoeming van 2 nieuwe leden per september voorbereid.

De auditcommissie werkt volgens het door de RvC vastgestelde reglement. In 2025 besprak de auditcommissie onder andere:

Het projectenoverzicht (iedere vergadering), het controleplan 2025, managementletter 2024, decharge projecten t/m 2024, het overzicht uitgevoerde audits door de business controller 2024, diverse investeringsvoorstellen in de gemeenten Hof van Twente, Lochem en Rijssen-Holten, markt- en verhuurstrategie van een project in Rijssen-Holten, acquisitievoorstel in de gemeente Lochem, het accountantsverslag jaarrekening Viverion 2024, het jaarverslag en de jaarrekening Viverion 2024, de financiële effecten van de huurbevriezing de herijking van het reglement financieel beleid en beheer, de ontwikkelingen in de relatie met de externe accountant waaronder zijn onafhankelijkheid, de opdrachtbrief en het controleplan accountant, de interne controle op de naleving van de procuratieregeling, de begroting 2026 en begroting vastgoeddeel 2027, meerjarenplanning 2027 (niet vastgoed), 2028-2030 en het treasury jaarplan 2026.

De huurderscommissarissen, Annette Nijhuis en Pieter Folkeringa, vormen sinds 2023 de commissie wonen light. Deze commissie kent een status light, omdat zij geen reglement heeft en niet bijeenkomt. De commissie wonen light zorgt ervoor dat het aspect sociaal domein een plek krijgt bij de RvC. 

De business controller heeft een directe rapportagelijn naar de RvC. Naast signalering toetst de business controller de besluiten die aan de directeur-bestuurder worden voorgelegd. De directeur-bestuurder neemt deze toetsing mee in de besluitvorming. In zijn toetsing houdt de business controller onder meer rekening met statuten, reglementen, wet-, regelgeving en governance. Deze toetsing wordt tevens opgenomen in de begeleidende notitie aan de RvC bij de vergaderstukken, waardoor de RvC ondersteund wordt in zijn besluitvorming. Daarnaast heeft de business controller minimaal 4 keer per jaar een afspraak met de voorzitter RvC. Ook komt zo de onafhankelijkheid van de controlfunctie naar voren, zoals opgenomen in de wettelijke- en sectorspecifieke kaders.

Sinds 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) van toepassing voor Viverion. Daarnaast geldt sinds 1 januari 2014 de regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen toegelaten instellingen volkshuisvesting. Hierbij zijn corporaties ingedeeld in klassen. Viverion valt in klasse F. De remuneratiecommissie heeft de honorering van de commissarissen en de directeur-bestuurder voorbereid. De honorering van de directeur-bestuurder voldoet aan de door de WNT gestelde normen.

De honorering van de commissarissen valt ook onder de WNT evenals de regeling ‘Bezoldigingsmaxima Topfunctionarissen Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting’. De RvC houdt zich aan de beroepsregel van de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties, waarin de honorering van commissarissen is vastgesteld. In 2025 was de honorering voor de voorzitter € 24.720 per jaar en voor een lid € 16.480, ex BTW. Beide bedragen zijn volgens de beroepsregel en beneden het wettelijk maximum van de WNT.

Sinds verslagjaar 2024 fungeert Forvis Mazars als accountant van Viverion. De tekenbevoegde accountant en de senior-manager audit van Forvis Mazars waren aanwezig tijdens de vergaderingen van de auditcommissie en van de RvC bij de bespreking van de jaarstukken. In de AC vergadering heeft de Forvis Mazars de managementletter 2024 toegelicht. Door de AC en Forvis Mazars is geconstateerd dat de uitkomsten van deze bespreking geen aanleiding zijn om Forvis Mazars een extra toelichting te laten geven in de RvC vergadering. Op 7 oktober heeft de voorzitter van de auditcommissie het jaarlijkse gesprek met de partner van Forvis Mazars gevoerd, waarin de input vanuit de gehele RvC is meegenomen. De onderlinge samenwerking wordt jaarlijks besproken.

De Governancecode woningcorporaties verplicht het onderhouden van contact met belanghouders. Het is essentieel om vast te leggen wie de belangrijkste belanghouders zijn en om in het jaarverslag te beschrijven hoe dit contact is verlopen. De RvC ziet hierop toe. Het is belangrijk, dat maatschappelijke doelen met belanghouders vastgelegd worden middels prestatieafspraken. Belangrijke punten zijn het openstaan voor feedback en de informatiehaalplicht. Contact met interne belanghouders is nodig voor zicht op een integere en open cultuur. De RvC vervult een voorbeeldfunctie, zowel binnen de eigen corporatie als in de sector. De voorzitter speelt hierbij een speciale rol door toezicht te houden op het contact met de belanghouders.

De RvC hecht waarde aan de contacten met de medewerkers van Viverion.Daarom sluit een delegatie van de RvC altijd aan bij de bijeenkomsten met medewerkers, zoals het kerstdiner. Leden van het managementteam evenals strategische beleidsadviseurs nemen regelmatig deel aan RvC-vergaderingen om een toelichting te geven op specifieke onderwerpen.

De RvC oriënteert zich op wat er onder de belanghouders leeft. De huurderscommissarissen hebben regelmatig contact met de huurdersorganisatie .Ook sluit de RvC aan bij de vergaderingen van de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties en bij de bijeenkomsten voor raden van commissarissen vanuit het netwerk WoON Twente.